Overzicht cyclus

Hieronder staan de verschillende stappen van de jaarcyclus uitgelegd.

Standaarden bepalen

Een adviesraad die bestaat uit een multidisciplinaire afspiegeling vanuit de instellingen kiest elk jaar de standaarden. Voor de eerste cyclus wordt er doorgaans voor gekozen om standaarden te formuleren aan de hand van bestaande visiedocumenten die binnen de sector voorhanden zijn. Het is hierbij belangrijk dat het niet gaat om minimale eisen waaraan een instelling in elk geval zou moeten voldoen. Gezocht wordt juist naar een ambitieuze set SMART geformuleerde standaarden die aanleiding is voor een gesprek rond de vraag ‘hoe pakken jullie dat nu aan?’. Voor het bepalen van standaarden gebruikt de adviesraad de uitkomsten van de evaluatie van de voorgaande cyclus. Ook wordt elk jaar een thema gekozen; dit is een onderwerp waarover professionals graag met elkaar in gesprek willen, maar dat zich nu nog niet in een standaard laat vangen. Ook deze uitkomsten worden meegenomen bij het bepalen van nieuwe standaarden.

Zelfreview

Met de set standaarden gaan de teams binnen elke instelling om de tafel om te bespreken wat de stand van zaken is in de eigen organisatie. Belangrijk is daarbij niet alleen de uitkomst (voldoen we er helemaal, deels of niet aan?) maar met name het beschrijven: ‘hoe geven wij dit vorm?’. Ook wordt in deze fase een patiënt bevraagd op de standaarden. Dit gebeurt in een telefonisch interview met één van de patiënt-reviewers. Dit kan worden uitgebreid met een vertegenwoordiger van de familie. Voor het invullen van de reviews is binnen het EFP software ontwikkeld. Deze software maakt het uitvoeren van de zelfreview eenvoudig. De software ondersteunt daarnaast de informatie-uitwisseling tussen instellingen onderling.

Reviewdag

Na de zelfreview gaat een reviewteam een dag langs bij de instelling. Het reviewteam bestaat uit vier professionals vanuit andere instellingen, één patiënt vanuit een andere instelling en één centrale ondersteuner. Deze reviewers gaan op basis van de zelfevaluatie in gesprek met afdelingsmedewerkers, behandelaars, patiënten en directie over de vraag ‘hoe doen jullie dat nu hier?’. Het doel van de dag is om erachter te komen wat de instelling uitzonderlijk goed doet en op welke fronten er nog ontwikkeling mogelijk/wenselijk is.

Instellingsrapport

Na het reviewbezoek ontvangt de instelling een (vertrouwelijk) instellingsrapport. In dit rapport worden de uitkomsten op de standaarden beschreven en wordt een overzicht gegeven van de belangrijkste parels en uitdagingen met daarbij enkele suggesties.

Reflectie en actie

Naar aanleiding van de zelfreview, de reviewdag en het instellingsrapport, worden de deelnemende instellingen uitgenodigd om weer met de teams om de tafel te gaan over de vraag ‘waar ligt onze ambitie dit komende jaar?’. Gezien de specifieke doelgroep en context van de instelling wordt besloten op welke fronten men zich wil ontwikkelen.

Landelijk rapport en landelijke dag

Als alle instellingsrapporten gereed zijn, wordt een landelijk rapport uitgebracht. Dit rapport geeft een (geanonimiseerd) overzicht van de stand van zaken in de sector: rond welke standaarden liggen er uitdagingen en op welke fronten doet de sector het al heel goed? Daarnaast beschrijft het rapport de best-practices en noemt daarbij ook de contactgegevens van degene die er meer over kan vertellen. Op de landelijke dag staat uitwisseling voorop: best practices worden getoond en gedeelde knelpunten worden besproken in brainstormsessies. Ook wordt vooruit gekeken naar komend jaar: welke ambities hebben de instellingen? Hoe kunnen we die bereiken? En input wordt verzameld voor de nieuwe standaarden voor de komende cyclus.

StandaardenbepalenZelfreviewReviewdagReviewrapportvoor instellingenReflectie en actieLandelijk rapport